Administrar una florería parece sencillo hasta que comienzan a multiplicarse los pedidos.
WhatsApp, Instagram, la tienda online, clientes que llaman, pedidos para retirar, entregas a domicilio, fechas especiales, flores que ingresan por ramo pero se utilizan por vara, insumos, arreglos que deben prepararse a determinada hora, pagos pendientes, rutas de despacho, tarjetas, mensajes y clientes que vuelven a comprar.
En Florería Gemita vivimos todos esos procesos diariamente.
Y fue precisamente por eso que decidimos desarrollar nuestra propia plataforma de gestión.
No nació como un software creado desde un escritorio intentando imaginar cómo funciona una florería.
Nació dentro de una florería.
Fue creciendo mientras atendíamos clientes, recibíamos flores, preparábamos pedidos, realizábamos despachos y enfrentábamos los mismos problemas que viven muchas florerías todos los días.
Hoy esa plataforma se ha convertido en el centro de gran parte de nuestra operación.
Y nuestro siguiente objetivo es que otras florerías también puedan utilizarla.
¿Por qué desarrollar un sistema propio para una florería?
Existen excelentes sistemas de venta, inventario, facturación, e-commerce y administración.
El problema aparece cuando intentamos llevar la operación de una florería a un sistema pensado para un negocio tradicional.
Las flores tienen características muy particulares.
Compramos de una manera y muchas veces vendemos de otra.
Trabajamos con productos perecibles.
Creamos arreglos que combinan distintas flores, follajes, bases, papeles, cintas, espuma floral y mano de obra.
Tenemos fechas donde la demanda puede multiplicarse en cuestión de horas.
Un mismo pedido puede involucrar venta, producción, tarjeta, pago, preparación y despacho.
Y además debemos responder una pregunta fundamental:
¿Qué debemos preparar hoy, con qué materiales y para qué hora?
Nuestra plataforma comenzó justamente tratando de responder esas preguntas.
Todo comienza con el pedido
Para nosotros el pedido es el centro de la operación.
Un cliente puede llegar desde distintos canales: WhatsApp, Instagram, nuestra página web, atención directa, punto de venta u otros canales comerciales.
Pero internamente todos los pedidos terminan organizados dentro de un mismo flujo.
Cada pedido puede avanzar por distintas etapas, permitiendo saber rápidamente qué está pendiente, qué ya fue confirmado, qué se está preparando, qué está listo y qué ya fue entregado.
Esto permite que ventas, producción y despacho trabajen sobre la misma información.
En lugar de depender de mensajes dispersos, papeles, capturas de pantalla o conversaciones de WhatsApp, el equipo puede saber qué debe hacerse simplemente revisando la plataforma.
Saber realmente qué contiene cada arreglo
Uno de los mayores desafíos al administrar una florería es conocer el costo real de lo que vendemos.
Un arreglo no es solamente “un ramo de $30.000”.
Puede contener rosas, follaje, papel, cinta, espuma floral, base, tarjeta y mano de obra.
Por eso nuestra plataforma permite crear los arreglos utilizando una verdadera composición o receta.
Podemos indicar cuántas flores utiliza, qué insumos necesita, cuál es el costo de esos materiales y cuánto representa la mano de obra.
El sistema puede utilizar esa información para calcular costos y apoyar la definición del precio de venta.
También podemos trabajar con variantes, presentaciones, temporadas y precios especiales.
Esto resulta especialmente útil en fechas como Día de la Madre, San Valentín, Día de la Mujer, graduaciones o campañas especiales, donde tanto los costos como los precios pueden cambiar.
Flores e insumos no se administran igual que productos normales
Una caja de espuma floral puede contener 24 unidades.
Un ramo comprado al proveedor puede contener determinada cantidad de varas.
El sistema debe entender esa diferencia.
Por eso nuestra plataforma permite trabajar con unidades de compra y unidades de consumo diferentes.
Así podemos comprar utilizando la unidad comercial del proveedor y controlar internamente cuánto utilizamos realmente en cada arreglo.
Además mantenemos movimientos de inventario, reservas de stock y trazabilidad de las entradas y salidas.
Cuando un pedido necesita determinados materiales, la plataforma puede relacionar ese pedido con los recursos necesarios para producirlo.
El objetivo no es solamente saber cuánto stock tenemos.
El objetivo es saber cuánto tenemos disponible realmente considerando lo que ya está comprometido en pedidos futuros.
Del pedido al taller de producción
Una florería no solamente vende.
También produce.
Por eso desarrollamos herramientas específicas para organizar el trabajo del taller.
La plataforma puede manejar producciones planificadas, cantidades por preparar, prioridades, recetas, materiales y destinos.
Esto permite transformar una lista de pedidos en una carga de trabajo organizada.
El equipo puede saber qué arreglos debe preparar, cuántos necesita terminar y cuáles tienen mayor prioridad.
También es posible trabajar con sustituciones de determinadas flores cuando la composición del arreglo lo permite.
Porque en una florería sabemos que la disponibilidad de flores puede cambiar constantemente.
El software debe entender esa realidad.
Inventario conectado con producción
Una de las ventajas de tener todos estos procesos relacionados es que inventario y producción dejan de funcionar como mundos separados.
Si existen pedidos confirmados para los próximos días, podemos proyectar qué flores e insumos serán necesarios.
Esto entrega una información mucho más útil al momento de comprar.
En lugar de pensar solamente:
“¿Cuántas rosas tengo?”
podemos comenzar a responder:
“¿Cuántas rosas necesito para cumplir los pedidos que vienen?”
Esa diferencia puede significar comprar mejor, reducir faltantes y también disminuir pérdidas.
Gestión de clientes e historial de compras
Cada venta también genera información valiosa sobre nuestros clientes.
La plataforma permite mantener los datos principales del cliente, sus medios de contacto, direcciones e historial de compras.
De esta manera podemos reconocer clientes frecuentes y consultar operaciones anteriores sin tener que buscar conversaciones antiguas.
Además, el sistema está preparado para trabajar con clientes provenientes de diferentes canales, como teléfono, WhatsApp, correo electrónico, Instagram, web u otros medios.
Nuestra idea es que la información del cliente pertenezca a la florería y no quede atrapada solamente dentro de una red social.
Pagos, ventas y punto de venta
La operación también contempla la parte comercial.
Podemos registrar ventas, medios de pago, abonos, saldos pendientes y controlar las operaciones relacionadas con los pedidos.
También contamos con herramientas de punto de venta para atender compras presenciales y controlar movimientos de caja.
Esto permite conectar lo que ocurre en el mostrador con lo que sucede en los pedidos digitales y en el resto de la operación.
Porque para nosotros no debería existir un sistema para la tienda física, otro para Internet y otro para los pedidos.
Idealmente todo debería conversar.
El despacho también forma parte del pedido
Preparar un arreglo es solamente una parte del trabajo.
Después hay que entregarlo.
Nuestra plataforma también incorpora herramientas orientadas al despacho.
Los pedidos pueden organizarse por fecha, ruta y orden de visita.
El equipo puede saber qué pedidos están listos para salir, cuáles todavía están pendientes en el taller y cuál es la información necesaria para realizar la entrega.
También podemos registrar estados durante el proceso de despacho y evidencias relacionadas con la entrega.
Además, el cliente puede consultar información de seguimiento sin necesidad de llamar constantemente preguntando por su pedido.
Todo esto busca disminuir una de las mayores fuentes de estrés en fechas de alta demanda: coordinar decenas de entregas mientras simultáneamente se siguen preparando pedidos.
Una experiencia que continúa después de entregar las flores
En Gemita también hemos querido innovar en algo que consideramos fundamental:
la experiencia emocional detrás de regalar flores.
Por eso nuestra plataforma incorpora experiencias digitales asociadas a determinados regalos.
Una tarjeta física puede conectar al destinatario con una experiencia donde puede encontrar un mensaje, fotografías, música y otros contenidos preparados especialmente para esa persona.
No buscamos solamente digitalizar procesos administrativos.
También queremos utilizar la tecnología para enriquecer la experiencia de regalar flores.
Calendario, temporadas y fechas comerciales
Quienes trabajamos en flores sabemos que nuestro calendario comercial es completamente diferente al de muchos otros negocios.
San Valentín.
Día de la Mujer.
Día de la Madre.
Día del Profesor.
Aniversarios.
Graduaciones.
Licenciaturas.
Navidad.
Condolencias.
Y muchas otras fechas que cambian completamente la demanda.
Por eso nuestra plataforma también considera temporadas, planificación y precios especiales.
La intención es que una florería pueda prepararse con anticipación y no comenzar a organizar una campaña cuando los pedidos ya están llegando.
También pensamos en nuevos canales de venta
En nuestro caso particular operamos además con máquinas automáticas de venta de arreglos florales.
Por eso hemos desarrollado herramientas para visualizar su inventario, movimientos y estado.
No todas las florerías necesitarán este módulo.
Y justamente esa es otra característica importante de nuestra visión:
no todas las florerías funcionan exactamente igual.
Queremos que la plataforma pueda adaptarse a diferentes modelos de negocio.
Una florería puede trabajar principalmente con delivery.
Otra puede tener una tienda física.
Otra puede concentrarse en eventos.
Otra puede vender principalmente mediante Instagram.
Otra puede tener varias formas de venta simultáneamente.
El sistema debe adaptarse al negocio y no obligar al negocio a adaptarse al sistema.
Tecnología creada desde la experiencia real
Quizás esta sea la principal diferencia de nuestra plataforma.
Cada módulo nació porque en algún momento tuvimos una necesidad dentro de nuestra propia florería.
Necesitábamos organizar mejor los pedidos.
Lo desarrollamos.
Necesitábamos controlar reservas de flores.
Lo desarrollamos.
Necesitábamos ordenar los despachos.
Lo desarrollamos.
Necesitábamos calcular mejor nuestros arreglos.
Lo desarrollamos.
Necesitábamos entregar seguimiento a los clientes.
Lo desarrollamos.
Y el sistema continúa evolucionando exactamente de la misma manera.
Probándolo todos los días en una florería funcionando realmente.
No queremos vender solamente un software
Nuestra intención es ofrecer una herramienta que permita a otras florerías profesionalizar su operación sin perder la esencia artesanal que caracteriza nuestro rubro.
La tecnología no debería reemplazar al florista.
Debería quitarle trabajo administrativo para que pueda dedicar más tiempo a aquello que realmente genera valor:
crear, atender y hacer crecer su negocio.
Estamos preparando nuestra plataforma para que otras florerías puedan utilizarla mediante un modelo de servicio y arriendo mensual.
Nuestra visión es continuar desarrollándola junto a las propias florerías que la utilicen, incorporando nuevos procesos y necesidades reales del rubro.
¿Tienes una florería?
Si actualmente administras tus pedidos entre WhatsApp, Instagram, planillas, papeles y distintas aplicaciones, probablemente conoces muchos de los problemas que nos llevaron a desarrollar esta plataforma.
Queremos conversar con floristas que estén interesados en digitalizar y ordenar su negocio.
No importa si eres una pequeña florería familiar o si manejas un volumen importante de pedidos.
Nos interesa conocer cómo trabajas, cuáles son tus principales dificultades y evaluar cómo nuestra plataforma puede ayudarte.
Porque esta tecnología no nació para enseñarle a una florería cómo debe trabajar.
Nació trabajando dentro de una.
Florería Gemita
Tecnología creada por floristas, para floristas.